Ambtelijke sturing op het realiseren van ombuigingen

Posted by: Freek Compagne on vrijdag, februari 11th, 2011

Iedere week lees je over de mogelijke invulling van de bezuinigingen of misschien beter de ombuigingen die gemeenten voornemens zijn te realiseren. Ondanks de politieke tegenstellingen lijken de meeste gemeenten uiteindelijk toch tot een pakket aan ombuigingsmaatregelen te komen. Vervolgens is het uiteraard de vraag of al deze voornemens ook daadwerkelijk in daden worden omgezet. Op het pad van voornemen naar realisatie zijn er vaak nog vele obstakels die genomen moeten worden. Wat zijn de drempels en wat doen we om ze te slechten?

Om positief te beginnen, er kan gesteld worden dat in veel gemeenten de aandacht voor ombuigen al automatisch leidt tot een betere beheersing van de kosten. Alle aandacht en ophef leidt vaak al tot een hogere graad van bewustzijn bij de betrokkenen. Een prima effect van de discussie over de ombuigingen. Wel bijzonder dat het nodig is, om door middel van een ‘schrikeffect’ tot bewuste beheersing te komen.

Terug naar de obstakels en de drempels. Deze zijn zowel te vinden in de cultuur, de structuur als in de bedrijfsvoering van de gemeenten.  Die cultuur van een gemeente kan zowel intern als extern een rol spelen. Binnen de organisatie kan een sfeer zijn van: ‘de soep wordt niet zo heet gegeten als deze wordt opgediend, we hebben dit al vaker meegemaakt en als het puntje bij het paaltje komt durven ze toch niet door te zetten’. Een soortgelijke reactie kan ook in de gemeenschap optreden. Veel hangt dan af van het bestuurlijk leiderschap waar ik al eerder over schreef. De focus zal in deze bijdrage meer intern gericht zijn. Naast bestuurlijk leiderschap wordt er ook leiderschap gevraagd van het ambtelijk management.

Ambtelijke managers zijn meesters in het uitdragen van hun  loyaliteit, om vervolgens wel hun ‘eigen (organisatie) belangen’ zoveel mogelijk veilig te stellen. Het is dus van belang dat wat met de mond beleden wordt ook geëffectueerd wordt in de praktijk. Brengen we de externe inhuur echt terug? Gaat dat project werkelijk op de lange baan? Schaffen we die nieuwe auto’s zeker niet aan et. cetera?  Het is een ‘hell off a job’ voor de eindverantwoordelijke ambtenaar (lees gemeentesecretaris) en zijn P&C ondersteuning, om er voor te waken of de woorden in de juiste daden worden omgezet. Commitment aan de top is hiervoor een basisvoorwaarde, anders zullen de lagere echelons al snel hun eigen weg gaan.

Eenheid in het uitdragen van de boodschap en eenduidigheid in het handelen zijn gewenst. Vervolgens is het van wezenlijk belang om de voortgang van de ontwikkelingen adequaat te monitoren. Om bij afwijkingen vervolgens ook daadkrachtig te reageren. Het is aan de ambtelijke top om dit goed te organiseren. Een aansluitende keten van programmabegroting (met de taakstellingen), een concern/directieplan, afdelingsplan en individueel werkplan is daarbij noodzakelijk.  In veel gemeenten ontbreekt het vaak nog aan een goed concern-/directieplan.

De programmabegroting wordt direct vertaald in de afdelingsplannen waardoor de positie van eventuele directeuren en de gemeentesecretaris als het ware in het luchtledige hangt. Waarop wordt door de top gestuurd? Op toevallige informatie of  specifieke lijstjes?

Ook al zit het met de cultuur wel goed en zeggen we wat we doen en doen wat we zeggen. Dan nog zal het nodig zijn om binnen de structuur en de bedrijfsvoering waarborgen in te bouwen, die zorgen voor een goede aansturing, monitoring en zo nodig bijsturing van het ombuigingsproces.

Welk bedrijfsvoeringsconcept we ook toepassen, van PDCA, lean en mean tot de oude ‘sigarendoos-mentaliteit’, het is belangrijk dat er consequent en eenduidig geopereerd wordt door het ambtelijk management. Naast de aandacht voor een sluitend verband tussen de planningsinstrumenten is dat nog meer het geval bij de controle instrumenten (maraps, beraps, turaps en dergelijke) en de uiteindelijke verantwoording in het jaarverslag en de programmarekening.

Het is soms verbijsterend om te zien hoeveel tijd er besteed wordt aan de planning (begroting) en in verhouding daarmee de zeer beperkte aandacht die er is voor rekening en verantwoording. Pas als iedereen beseft dat deze instrumenten van wezenlijk belang zijn voor het zicht op realisatie van doelen en dus ook de bezuinigingstaakstelling, zal er daadwerkelijk effect gesorteerd worden.

Hiermee hebben we het over de ‘echte’ realisatie van de ombuigingen nog niet gehad. Over de externe oriëntatie meer in de volgende bijdrage.

Dialoog als bezuinigingsinstrument

Posted by: Freek Compagne on vrijdag, november 19th, 2010

In menige gemeenteraad wordt de discussie over de hoogte en de aard van de noodzakelijke bezuinigingen gevoerd door middel van het debat; een stijl die zelden leidt tot wijziging van standpunten bij de opponerende debatpartij. Zou het niet veel effectiever zijn als er gekozen wordt voor de dialoog?

Het debat heeft als kern het uitwisselen van argumenten voor of tegen een standpunt. Bij de dialoog vragen de gesprekspartners naar wat de ander beweegt. In de dialoog ga je op zoek welke waarden er ten grondslag liggen aan zijn of haar keuzes en overtuigingen. Een oprechte en nieuwsgierige zoektocht naar de motieven van de ander kan jezelf verrijken. Voorwaarde is wel dat de dialoogpartner op eenzelfde integere manier op zoek gaat naar de beweegredenen van de ander.

In de politiek lijkt dit bij voorbaat gedoemd te mislukken. Mensen hebben gekozen voor een politieke partij, stroming of ideologie omdat die het dichtst staat bij hun eigen waarden. Toch kan het de moeite waard zijn als men zich openstelt voor de intenties van de wederpartij. Hiervoor is het wel noodzakelijk de beelden en vooroordelen van en over de ander voor even aan de kant te zetten.
De grote uitdagingen die gemeenten te wachten staan bij het inboeken van de noodzakelijke bezuinigingen kunnen niet meer opgelost worden via de oude vertrouwde patronen. Er zullen bruggen geslagen moeten worden. Alleen vanuit de traditionele ‘rechtse’ en ‘linkse’ ‘loopgraven’ komt er geen afgewogen en verstandige ombuiging meer tot stand. Alleen inzetten op het niet verhogen van belastingen of het volledig ontzien van sociale en culturele voorzieningen leidt niet tot nieuwe duurzame oplossingen.

Een dialoog in de politiek over de nieuwe verhouding van de overheid in het ‘openbaar domein’ is een voorwaarde voor een stabiele toekomst. Een dialoog die niet alleen in de gemeenteraad maar ook met de samenleving gevoerd moet worden.

Het merkwaardige is dat over dit laatste, de dialoog met de gemeenschap, politieke partijen het vaak wel eens zijn. Burgerparticipatie, coproductie van beleid, interactieve beleidsvorming et cetera zijn stokpaardjes van velen. Waarom zou de politiek dan niet zelf beginnen met het geven van het goede voorbeeld?

Een echt gedragen en duurzame ombuigingsoperatie binnen de gemeente kan alleen bereikt worden als iedereen bereid is om naar elkaar te luisteren. Pas als al luisterend de beste ideeën boven zijn gekomen kunnen de juiste keuzes gemaakt worden.

Succes met de dialoog

Ombuigen vraagt om bestuurlijk leiderschap

Posted by: admin on maandag, oktober 4th, 2010

In veel gemeenten komen de nieuwe colleges op stoom. De zoektocht naar een nieuwe balans is echter nog in volle gang. Van rijkswege is een forse korting op de algemene uitkering aangekondigd. Het economisch perspectief is nog steeds niet rooskleurig. In die context  zien veel besturen zich geplaatst voor de enorme uitdaging om de komende jaren de gemeentebegroting fors om te buigen.

De ambities zoals die vanuit de verkiezingsprogramma’s vertaald zijn in coalitieakkoorden en  in collegeprogramma’s houden vaak al rekening met deze nieuwe realiteit. Het vertalen naar echte daden is een andere zaak. In hoeverre kan er echt op wettelijke taken bespaard worden? Is de voorgestelde reductie op ambtelijk apparaat en externe inhuur wel realistisch? Wat zijn de maatschappelijke effecten van het versoberen van de voorzieningen? Is zelfredzaamheid en zelfsturing van de maatschappelijke partners in de praktijk net zo gemakkelijk als in de theorie? Deze en vele andere vragen worden momenteel gesteld in gemeenten.

Op deze vragen kan niet eenduidig geantwoord worden. Veel hangt af van de lokale en regionale omstandigheden, maar nog meer van het visionaire en regisserende vermogen van het nieuwe bestuur. Naast wijs besparen in het perspectief van de strategische koers van een gemeente is de algemene roep van de samenleving om duidelijkheid van de politieke en bestuurlijke leiders. Duidelijkheid over de koers en vooral een consequent, bestuurlijk handelen op basis van die koers.

Het gaat dus niet direct om de optelsom van ombuigingsmogelijkheden, maar veel meer om het respect afdwingend bestuurlijk optreden. Een bestuurlijk leider moet  laten zien dat hij het proces beheerst en koersvast is. Het betekent ook dat de voorstellen die gedaan worden geloofwaardig zijn en die bij de uitvoering ook met lef en kracht ter hand genomen worden. Iedereen weet waar uitstel toe leidt. Nú doorpakken op het lastige dossier van ombuigen geeft lucht en ruimte om vervolgens andere ambities de kans te geven.

De inhoudelijke oplossingen voor ombuigen kan iedereen verzinnen, dat is al vele malen gedaan. Het varieert van verlagen van subsidies, verminderen van formatie, saneren van voorzieningen tot verhogen van de inkomsten via belastingen, parkeergelden etc. Natuurlijk moeten hierin keuzes gemaakt worden, maar in de kern gaat het hier niet om. Het is niet de  regie op de inhoud die bepalend is. Het succes van ombuigen wordt bepaald door de regie op het proces, de wil om echte keuzes te maken en ook de consequenties hiervan onder ogen te durven zien. Regie op het proces wil zeggen, weten waar je naar toe gaat en wie, wat, wanneer te doen staat?

Hiervoor is bestuurlijke daadkracht nodig. Bestuurlijk leiders weten te inspireren, zijn gedreven en staan voor wat ze zeggen, ze verbinden partijen en kunnen ook buiten de gebaande paden treden. Bevlogen leiders met een visie en een rechte rug zijn nodig in tijden van crisis. De bestuurlijk leider kan buigen in de wind, maar raakt niet ontworteld en staat na de storm nog fier overeind.